Privacyverklaring van Energy Ports B.V.

1. Generaal

Introductie van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft de basis waarop wij, Energy Ports B.V., alle persoonlijke informatie verwerken die we mogelijk van u verzamelen wanneer u:

• Maak gebruik van onze online diensten

• Neem contact met ons op (bijvoorbeeld via telefoon, een online contactformulier of e-mail, enz.)

• Een bestelling plaatsen

• Gebruik onze online rekenhulpmiddelen

• Projectaanvragen indienen

• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor een van onze business units

Onze toewijding aan privacy

We zijn toegewijd aan het respecteren en beschermen van de privacy van de personen van wie we de persoonsgegevens verwerken. Al uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Europese verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van dergelijke gegevens (de „Algemene Verordening Gegevensbescherming” of „GDPR”), samen met eventuele lokale wettelijke bepalingen die de gegevensbescherming implementeren of erop betrekking hebben, zoals van tijd tot tijd gewijzigd.

Aanvullende informatie

Deze privacyverklaring is van toepassing samen met onze cookieverklaring, die beschikbaar is op onze website.

2. De beheerder van uw gegevens

Wanneer u zaken doet met een van onze Energy Ports-bedrijven (elk een „bedrijf” en samen de „bedrijven”), is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens het bedrijf dat beslist hoe en waarom uw gegevens worden verwerkt (afhankelijk van met wie u contact opneemt binnen onze organisatie, welke online diensten u gebruikt, enz.).

Voor het beheer van de website van Energy Ports B.V. in de EU is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens:

Energy Ports B.V.

Nederlandse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

Kamer van Koophandel nummer: 91991951

Waar in deze privacyverklaring hieronder wordt verwezen naar „wij”, „onze” of „ons”, betekent dit het specifieke bedrijf dat de beheerder is van uw gegevens.

3. Welke gegevens verzamelen we over jou?

Wanneer u onze online diensten gebruikt, contact met ons opneemt, een bestelling plaatst, onze online rekenhulpmiddelen gebruikt, projectaanvragen indient of zich abonneert op een van onze nieuwsbrieven, kunnen we de volgende gegevens over u verzamelen:

Technische informatie:

• Uw domeinnaam, IP-adres en/of geanonimiseerde gebruikersidentificatie

• Welke internetbrowser je gebruikt

• Het apparaat en/of de omgeving die je gebruikt

Informatie over het gebruik:

• De oorsprong van uw bezoek aan onze website (zoals via een Google-zoekresultaat, via onze Facebook-pagina, enz.)

• Uw surfgedrag en -activiteit op onze online diensten (zoals waar u naar kijkt op de website, waar u op klikt, hoeveel tijd u op de website doorbrengt, enz.)

• Uw weergave van onze online advertenties

• Jouw gebruikerservaring met onze online diensten

• Hoe vaak u onze nieuwsbrief opent en of u op knoppen en links naar onze website klikt

Persoonlijke informatie:

• Je volledige naam

• Je adres

• Je e-mailadres

• Jouw bedrijf

• Je telefoonnummer

Transactiegegevens:

• Je bestelgeschiedenis en betalingsgegevens

• Uw verzoeken

• Uw inzendingen voor promoties, wedstrijden of enquêtes

Aanvullende informatie:

• Alle aanvullende informatie die u rechtstreeks aan ons verstrekt (zoals e-mails, telefoontjes, brieven, online contactformulierinformatie, persoonlijke informatie, enz.)

4. Hoe verzamelen we uw persoonlijke gegevens?

De manier waarop we uw persoonlijke gegevens verzamelen, is afhankelijk van hoe u onze online diensten gebruikt, contact met ons opneemt, een bestelling plaatst, onze online rekenhulpmiddelen gebruikt, projectaanvragen indient of zich abonneert op een van onze nieuwsbrieven.

Sommige gegevens worden automatisch verzameld wanneer u onze online diensten gebruikt. Andere gegevens worden rechtstreeks van u verzameld (zoals informatie die u verstrekt voor een specifiek doel, verzoek, enz.) of met uw toestemming. Waar wettelijk vereist, zullen we uw toestemming vragen voor het verzamelen en verwerken van uw informatie (bijvoorbeeld met het oog op direct marketing).

Hieronder vindt u een overzicht van alle mogelijke manieren waarop we uw gegevens kunnen verzamelen:

• Wanneer u onze website bezoekt en cookies accepteert

• Wanneer u een account bij ons aanmaakt (zoals voor online tools, enz.)

• Wanneer u zich abonneert op een van onze nieuwsbrieven

• Wanneer u contact met ons opneemt (zoals via telefoon, een online contactformulier, e-mail, post enz.)

• Wanneer u een bestelling plaatst, onze online rekenhulpmiddelen gebruikt of projectaanvragen indient

• Wanneer u uw gegevens of informatie invoert in een online tool of formulier

Onze online diensten kunnen automatisch bepaalde informatie registreren door het gebruik van cookies. Raadpleeg onze afzonderlijke cookieverklaring voor meer informatie.

5. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Het is noodzakelijk dat we bepaalde gegevens verzamelen voor verschillende doeleinden. We kunnen bijvoorbeeld geen contact met u opnemen tenzij we uw e-mailadres, naam of telefoonnummer hebben en we een adres nodig hebben waarnaar producten kunnen worden verzonden. Daarnaast verzamelen we ook bepaalde gegevens voor marketingdoeleinden (met uw specifieke toestemming), bijvoorbeeld uw e-mailadres wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief.

Doeleinden van gegevensverzameling

Hieronder vindt u een overzicht van mogelijke redenen waarom we uw gegevens verzamelen:

• Om de producten en diensten te leveren die u aanvraagt (zoals offertes, aanbevolen lay-outs, productvoorbeelden, productliteratuur, aanbiedingen, berekeningen met behulp van online tools, projectaanvragen, onze nieuwsbrief, enz.)

• Om bestellingen te verwerken en producten te verzenden

• Om contact met u op te kunnen nemen, bijvoorbeeld over bestellingen of om vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons hebt opgenomen

• Om uw accounts te beheren en u ondersteuning/klantenservice te bieden

• Om onze bestaande of potentiële zakelijke relatie te beoordelen

• Om onze algemene voorwaarden te handhaven

• Om verkoop- en marketingactiviteiten uit te voeren, waaronder, maar niet beperkt tot, het nastreven van marketingvooruitzichten, het uitvoeren van marktonderzoek, het evalueren van onze reclame-effectiviteit en het beheren van ons merk

• Om ons bedrijf te beheren

• Om ons bedrijf te evalueren, uit te voeren en te verbeteren door onze producten en diensten te verbeteren, door de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten, het beheren van de relaties met onze klanten, het uitvoeren van facturerings-, boekhoud-, audit-, afstemmings- en incassoactiviteiten

• Om je de beste en meest persoonlijke klantervaring te bieden

• Om uw surfervaring en ervaring met onze online diensten te verbeteren

Wettelijke basis voor verwerking

De wettelijke basis van de gegevensverwerkingsactiviteiten die door ons worden uitgevoerd, is afhankelijk van het soort gegevens dat we verwerken en het doel van de verwerking. De wettelijke basis van de verwerking kan het volgende omvatten:

• Uitvoering van ons contract: we mogen uw persoonlijke gegevens verwerken om (i) met u te communiceren voordat we onze zakelijke relatie aangaan, en/of (ii) onze producten en diensten te leveren en om een contract met u uit te voeren. We hebben bijvoorbeeld uw contactgegevens nodig om uw bestellingen te verwerken en de gevraagde producten te verzenden.

• Gerechtvaardigd belang: we kunnen uw persoonlijke gegevens verwerken wanneer dit in ons legitieme belang is om dit te doen. We kunnen bijvoorbeeld bepaalde gegevens van onze website verzamelen om onze online diensten en de uitstraling van onze website te verbeteren.

• Toestemming: we kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken als we uw uitdrukkelijke toestemming hebben, bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief.

• Wettelijke verplichting: we kunnen uw persoonlijke gegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen, zoals belastingwetten.

6. Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We slaan uw gegevens slechts zo lang op als nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden vermeld, in overeenstemming met redelijke zakelijke praktijken, ons beleid en onze procedures voor gegevensbewaring en toepasselijke wetgeving. Als u zich bijvoorbeeld afmeldt voor onze nieuwsbrief, hebben we uw e-mailadres niet langer nodig voor de nieuwsbrief en worden uw gegevens van onze mailinglijst verwijderd. We slaan uw gegevens niet op als we wettelijk verplicht zijn deze te verwijderen (bijvoorbeeld als u bezwaar maakt tegen de verwerking en we geen dwingende legitieme redenen hebben voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden).

7. Hoe beschermen we je gegevens?

We slaan uw gegevens slechts zo lang op als nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden vermeld, in overeenstemming met redelijke zakelijke praktijken, ons beleid en onze procedures voor gegevensbewaring en toepasselijke wetgeving.

Als u zich bijvoorbeeld afmeldt voor onze nieuwsbrief, hebben we uw e-mailadres niet langer nodig voor de nieuwsbrief en worden uw gegevens van onze mailinglijst verwijderd.

We slaan uw gegevens niet op als we wettelijk verplicht zijn deze te verwijderen (bijvoorbeeld als u bezwaar maakt tegen de verwerking en we geen dwingende legitieme redenen hebben voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden).

8. Wat zijn uw rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming?

Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

Afhankelijk van specifieke wettelijke vereisten en mogelijke beperkingen hebt u mogelijk de volgende rechten op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

• U hebt het recht om informatie te verkrijgen over uw gegevens die door ons zijn opgeslagen, evenals over bepaalde aspecten van onze gegevensverwerkingsactiviteiten, waaronder de doeleinden van de verwerking en de ontvangers van uw gegevens.

• Op uw verzoek corrigeren we de onjuiste of onvolledige gegevens die door ons zijn opgeslagen met betrekking tot u.

• U hebt het recht om de verwijdering van uw gegevens aan te vragen, als dit niet in strijd is met andere wettelijke bepalingen (bijv. wettelijke bewaartermijnen) of een doorslaggevend belang van onze kant (bijvoorbeeld voor de verdediging van onze rechten en claims).

• U hebt het recht om ons te vragen de verwerking van uw gegevens te beperken. In dergelijke gevallen mogen we de gegevens alleen gebruiken voor bepaalde beperkte doeleinden die door de wet zijn vastgelegd.

• U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van uw gegevens die gebaseerd is op onze legitieme belangen of algemeen belang om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Als u bezwaar maakt, zullen we uw persoonlijke gegevens niet langer verwerken, tenzij we overtuigende legitieme redenen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Rechten op het gebied van direct marketing

Als we uw persoonlijke gegevens verwerken voor directe marketingdoeleinden en u geen reclame wilt ontvangen, hebt u het recht om hier op elk gewenst moment bezwaar tegen te maken. Als we een dergelijk bezwaar van u ontvangen, stoppen we met het verwerken van uw gegevens voor directe marketingdoeleinden.

Aanvullende rechten

• In bepaalde gevallen hebt u ook het recht om uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen of naar een derde partij te laten sturen.

• Bovendien hebt u het recht om elke toestemming die aan ons is gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens op elk gewenst moment met toekomstige werking in te trekken. Houd er rekening mee dat als u uw toestemming intrekt, de gegevensverwerking die door ons is uitgevoerd voordat we uw verzoek hebben ontvangen, niet onwettig is.

• U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. We raden u echter aan om eventuele klachten altijd eerst bij ons in te dienen. U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit die zich bijvoorbeeld in het land van uw gewone verblijfplaats of werkplek bevindt.

Neem contact met ons op over uw rechten

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, of als u vragen hebt over onze gegevensverwerkingsactiviteiten, kunt u ons een verzoek sturen via e-mail of telefoon:

E-mail: hello @Energy Ports.com

Telefoon: Nederland: +31 85 0603540

9. Hoe worden je gegevens gedeeld?

Beleid voor het delen van gegevens

Over het algemeen delen we geen gegevens die we verzamelen met derden en gelieerde ondernemingen, behalve zoals hieronder beschreven. We kunnen uw gegevens bijvoorbeeld delen met geautoriseerde bedrijfs- of ondersteuningspartners of externe dienstverleners die namens ons bepaalde diensten uitvoeren, zoals:

• Verwerking van creditcardbetalingen

• Het bieden van klantenondersteuning en marketingondersteuning

• Verkoopanalyses uitvoeren

• Ondersteuning van de functionaliteit van onze website

• Voldoen aan uw verzoeken

• Beheer van wedstrijden, promoties en enquêtes

• Faciliteren van de

• Het communiceren van al onze nieuwsbrieven

Deze derden hebben toegang tot uw informatie voor zover dat nodig is om hun diensten uit te voeren, maar het is derden niet toegestaan uw informatie te delen of te gebruiken voor andere doeleinden dan die beschreven in deze privacyverklaring. We zullen uw gegevens nooit aan derden verkopen voor marketingdoeleinden van derden.

Openbaarmaking van persoonlijke informatie

Daarnaast kunnen we persoonlijke informatie over u vrijgeven:

• Als dit nodig is voor een transactie of verzoek dat u hebt gedaan

• Als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een gerechtelijk bevel

• Als we moeten voldoen aan een legitiem wettelijk verzoek van een wettelijke autoriteit of overheidsfunctionaris

• Als we van mening zijn dat we dit moeten doen om financieel verlies of lichamelijk letsel te voorkomen

• Om onze wettelijke rechten vast te stellen of te verdedigen of om ons te verdedigen tegen juridische claims

• In verband met fraude of illegale activiteiten, vermoedelijk of feitelijk

Websites en plug-ins van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden, zoals websites van erkende distributeurs, verkoopfilialen, externe dienstverleners, enz. We hebben geen controle over de inhoud, beveiliging of privacypraktijken op deze sites en we raden u aan de privacyverklaringen van elke site die u bezoekt te lezen.

We kunnen plug-ins gebruiken, zoals knoppen voor delen op sociale media of de like-knop (bijvoorbeeld voor sociale media-websites zoals Facebook, enz.). Plug-ins, inclusief het laden, gebruiken en bedienen ervan, vallen onder de privacyverklaring van de derde partij.

Internationale gegevensoverdracht

Houd er rekening mee dat wanneer het nodig is om uw gegevens over te dragen aan een ontvanger buiten de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER), we zullen voldoen aan alle overdrachtsvereisten die van toepassing zijn op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

U kunt een kopie aanvragen van de regelingen die we hebben getroffen met ontvangers die zich buiten de EU en de EER bevinden door contact met ons op te nemen:

E-mail: hello @Energy Ports.com

Telefoon: Nederland: +31 85 0603540

Verandert deze privacyverklaring ooit?

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen. Lees deze privacyverklaring regelmatig opnieuw om ervoor te zorgen dat u over actuele informatie beschikt over onze gegevensverwerkingsactiviteiten. De datum van de laatste versie van deze privacyverklaring wordt hieronder aangegeven.

Laatst bijgewerkt: 20 januari 2025